A régi módszerek ideje lejárt?
Az Excel-alapú jogszabálykövetés sok vállalatnál hosszú évtizedek óta a megszokott megoldás. Könnyen kezelhető, ismert és kényelmes eszköz, ami a maga idejében tökéletesen megfelelt az adatok tárolására. Mégis, 2026-ra felmerül a kérdés: valóban elérték nyugdíjkorhatárukat az Excel-táblák, ha EHS megfelelésről van szó?
A jogi környezet ugyanis folyamatosan változik – nemcsak a törvények szintjén, hanem anyavállalati előírások, helyi önkormányzati rendeletek vagy épp iparági standardok formájában. Auditok során egyre nagyobb hangsúlyt kap a bizonyíthatóság és a nyomonkövethetőség. Az azonban nehezen védhető, ha senki sem tudja megmondani, ki és mikor módosította legutóbb a C28-as cellát.
Az Excel önmagában nem kockázat, inkább egy eszköz. De vajon elegendő még ma is, amikor a vállalat többi folyamata már teljesen digitalizált? Ha az EHS az egyik legfontosabb működtető motorja egy cégnek, miért ragadna a papíralapú és manuális megoldásoknál?
Mi a legfájdalmasabb az Excel-maratonban?
A valóság az, hogy az EHS szakemberek munkája gyakran nem arról szól, amiért a pályát választották – biztonságosabb és fenntarthatóbb környezet kialakításáról –, hanem inkább papírok tologatásáról és jogszabályok böngészéséről. A legtipikusabb nehézségek:
Többszintű, standardok nélküli jogi folyamatok
- Helyi, nemzeti, EU-s és globális szabályozások összehangolása
- Anyavállalati előírások
- Engedélyek kikötési pontjai
Túl sok szöveg, túl kevés feladat
- Kollégák elárasztása nem releváns jogszabályi információkkal
- Hiányzó felelősök, határidők és visszakövethetőség
Időnyelő közlönybújás és manuális adatbevitel
- Nem megfelelő források használata
- Többnyelvű szabályozási környezet
- Áthivatkozó rendelkezések, változó hatályosságok
- Elvétett előírások → bírságkockázat
Audit előtti pánikhangulat
- Szürke foltok és rejtett kockázatok
- Nyitott feladatok és ismeretlen státuszok
- Bizonyíték-menedzsment és nyomonkövetés hiánya
A lista szinte végtelen. Az Excel bizonyos feladatokra jó, de strukturált EHS megfelelésre már nem nyújt valódi megoldást.
Hogyan néz ki egy modern megfelelőségi rendszer?
Az EHS menedzsment lényege az egységes vállalati elvek és a helyi sajátosságok közötti egyensúly. Minden vállalat más, mégis van néhány alapelv, ami nélkül nem működik egy modern megfelelőségi rendszer:
- Központosított platform: egy helyen, több nyelven, több telephelyen.
- Szakértői jogszabályszolgáltatás: garancia a helyi megfelelésre.
- Telephelyi és felhasználói testreszabhatóság: csak a releváns tartalom jelenik meg.
- Automatikus értesítések: új kötelezettségekről, változásokról, feladatokról.
- Folyamatosság és rendszeresség: ismétlődő feladatok, frissítési ciklusok, auditokra való felkészülés.
Mit nyújt a denxpert LEGAL szoftvere?
A denxpert LEGAL szoftver célja, hogy egyszerűvé tegye a komplexet. Nem nyers jogszabályszövegeket kínál, hanem közérthető összefoglalókat, feladatokra lefordítva. A rendszer audit-kész funkciókkal, automatikus frissítésekkel és testreszabható struktúrákkal támogatja a vállalatokat – akár több országban, több telephelyen párhuzamosan.
A denxpert LEGAL platformot úgy alakítottuk ki, hogy a vállalat méretétől és iparágától függetlenül skálázható legyen. Így minden cég pontosan azt kapja, amire ténylegesen szüksége van a jogszabálykövetés során.
Lufthansa esettanulmány
Békés Anita, EHS szakértőnk, a Lufthansa Technik csapatával dolgozva mutatta be, milyen előnyt hozott a digitalizáció. A denxpert bevezetése előtt a kollégák naponta átlagosan 1 órát töltöttek jogszabályok nyomonkövetésével és frissítésével. A szoftvernek köszönhetően ez mára havi 1 órára csökkent – értékes munkaidőt szabadítva fel, amit így valódi EHS feladatokra fordíthatnak.
Bevezetés és támogatás – a denxpert CSM csapat szerepe
A denxpert egyik legnagyobb erőssége a saját Customer Success Management (CSM) csapata. A bevezetés nem ér véget a szerződéskötésnél – a támogatás folyamatos:
- Felmérés – telephelyek, szükségletek, dokumentumok és interjúk alapján.
- Előprofilozás – csak a releváns jogszabályok kerülnek bevezetésre.
- Kick-off meeting – oktatóvideók, személyes egyeztetés, kijelölt CSM kapcsolattartóval.
- Folyamatos frissítés – havi rendszerességgel jogszabályfrissítések, hírlevelek, éves workshopok.
- Állandó támogatás – elérhető helpdesk és szakértői tanácsadás.
„Az egyszerű jó – a jó mindig egyszerű.” - Békés Anita
Gyakori kérdések a webinárból
Integrálhatóak-e a meglévő Excel-listák?
Igen, a rendszer képes az adatokat importálni, ez része a bevezető folyamatnak.
Szinkronizálható más programokkal (pl. naptár, Jira)?
Alapértelmezetten nincs 1:1 kapcsolat, de igény esetén egyedi interface-fejlesztés lehetséges, céges IT-egyeztetés után.
Milyen fájlformátumokat fogad a rendszer?
Gyakorlatilag minden elérhető formátumot (Word, PDF, Excel, kép stb.), ISO-szabvány szerinti vírusellenőrzés mellett.
Lehet kérni feladat-összegzőt?
Igen, személyre szabható értesítések formájában (napi, heti vagy havi).
Hogyan kezelhető a több telephelyes struktúra?
A rendszer alkalmas nemzetközi, több telephelyes működésre, akár Power BI integrációval.
Elérhetőek a hatályon kívül helyezett jogszabályok?
Igen, Minden archívált jogszabály elérhető marad a rendszerben.
Összegzés
Az Excel jó szolgálatot tett a maga idejében, de a mai összetett szabályozási környezetben már nem elegendő. A kérdés, amit minden vállalatnak fel kell tennie: „Mire van szükségem a jogszabálykövetésben?”
- Elég egy hatályos jogszabálylista?
- Szükséges a pontos kötelezettségek ismerete?
- Fontos a bizonyítékok hozzárendelése a teljesítéshez?
- Nyomon akarjátok követni a javító és fejlesztő intézkedéseket?
- Auditbiztos rendszerre vágytok?
Ha igen, a strukturált EHS megfelelés a válasz.
Minden telepítés személyre szabott. Forduljatok bizalommal Szabó Andráshoz, a denxpert EHS és ESG IT megoldás szakértőjéhez, egy személyes beszélgetés és felmérés egyeztetéséhez.
